新《档案法》视域下的核电档案管理创新路径研究与实践

胡心宇  杨强

随着信息时代的到来，各项工作形成的电子文件越来越多，传统载体档案的数字化数量巨大，档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理，许多新情况新问题需要法律予以明确。其次，随着经济社会的快速发展，档案工作内外部环境发生了很大变化，需要在法律中明确归档范围和档案管理责任，以及机构变动时档案如何处置。《新档案法》的颁布执行使得档案的作用愈发突出，通过档案的保管和利用，使得经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展。

一、《新档案法》对档案管理提出了新要求

1.档案全面数字化、电子化管理的要求愈发强烈

新《档案法》第三十七条明确指出，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，这在很大程度上提高了电子档案在使用中的作用，并且提高了工程档案信息化建立的速度。核电项目由于时间跨度长、参与建设方多、专业覆盖面广等特点，工程档案电子化的开展，可提高档案管理体系应用的社会价值。新《档案法》出台并执行以后，对档案信息化管理的一致性提出了越来越高的标准和要求，各级工程建设主管部门都要严格遵循法律法规中的统一性标准，提升档案信息化水平。

2.档案信息化在档案工作中的重要性愈发突出

新《档案法》增设了第五章“档案信息化建设”作为独立章节，增加档案信息化建设的规定。规定应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。新《档案法》明确电子档案法律效力，规定：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。第三十八条明确国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。第四十条明确档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。这一章节对企业通过信息化建设依托电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台等建设管好档案提出要求。

3.档案安全管理的重要性愈发突出

新《档案法》第十九条指出，档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。在电子化的时代，更需要对电子档案的安全管理提出要求，在移交过程中，电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交；档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

4.档案开放共享的重要性愈发突出

新《档案法》第二十七条指出，国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案。县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济、教育、科技、文化等类档案，可以少于二十五年向社会开放；针对其他档案管理部门，在新《档案法》出台之后，存量以及增量档案的开放鉴定工作压力明显提升，并承担着公布开放档案目录的压力。新《档案法》对限制档案开放的规制与原《档案法》相比增加了许多新的内容，对限制档案开放的规定更严更细了。

二、《新档案法》视角下的核电档案管理提升路径

1.进一步加强档案数字化和信息化建设

核电企业具有良好的信息化基础，目前处于在传统载体档案数字化的基础上探索数据化和智慧档案建设的阶段。积极有效地加快电子档案管理信息系统建设速度，推进传统载体档案数字化，加强电子档案的真实、完整、可用和安全性，开展重要电子档案的异地备份，促进电子档案资源的跨界共享利用。积极引入OCR、人工智能等算法、应用，对已经数字化的档案开展数据挖掘、知识推送，进而建设形成数字档案馆乃至智慧档案馆，以信息化保障档案数字资源的“有效利用”，提高档案工作对于核电工程建设和生产运行的服务能力和水平。目前，江苏核电已投用基于电子档案的会计档案自动归档功能，契合新档案法第三十六条规定中“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”。因此，可以在会计档案全生命周期电子化管理的基础上，扩展应用范围，推广应用成果。积极应用大数据、云计算、区块链、人工智能等信息技术，进一步提升档案管理现代化水平。以数字档案馆建设为抓手，持续推进传统载体档案数字化，探索推行电子文件单套制归档模式，规范电子文件管理，建设数字档案馆平台。

2.进一步加强档案数据安全管理和保障

档案数据安全对于档案管理至关重要。从实践来看，需要从档案的源头把控，确保归档数据处理、电子档案存储备份、数字化档案查阅分享等档案信息化工作全过程涉及的设备、设施及存储环境等符合档案安全管理要求。另外需要从人因管理角度，对档案工作人员及档案利用人员进行法制、安全、保密、安全设备应用等培训，确保不会出现人为因素造成的档案信息失密、泄密事件。由纸质文件向电子文件过渡的流程中，严格坚持和遵循档案归档的双轨制原则。在未来较长的时期内，作为档案的纸质文件和电子文件还会继续并存和使用，电子文件必须与相同版本的纸质文件同时归档保存。

档案数据安全需开展数据分类分解工作，由组织制定数据分类分级识别认定及数据分级防护等制度规范，形成数据分类目录并实施动态管理，根据数据的不同级别开展数据安全防护工作。数据责任者应采取措施开展数据分级防护。这种数据安全分级方法往往根据数据的保密性，完整性和可用性违背后对国家安全、公共利益，组织或个人造成损害的程度，将数据分为不同的级别；特别重要的数据应建立台账，内容包括数据的数量、类别、处理目的和方式、使用范围、主体责任、安全保护措施等基本情况。

3.进一步拓展档案开发利用和服务渠道

随着大数据、人工智能、云计算等信息技术的发展和应用，传统“人找知识”的档案服务模式逐渐转变为“知识找人”的模式。针对核电工程档案的特点，探索建立工程档案知识库，涵盖核电工程前期各类工程培训材料、工程管理大纲及档案管理各项办法规定、档案专家的讲课和培训材料、各类中期检查中发现的典型问题及整改情况、工程档案预验收的相关资料和发现的问题及整改情况、工程档案专项验收的相关资料（ 专项报告、汇报材料、专家提出的问题、整改措施、档案管理总结 ）等。

此外，核电企业文档数量多，文档工作所涉及的文档管理对象已经具有较高的数字化水平，但其数据化与知识化的程度还有所欠缺。在生产运行过程中形成的大量结构化管理数据、半结构化版式文档以及非结构化文本数据没有形成知识三元组数据，难以实现高效化知识抽取，无法为核电技术文档知识化利用提供基础。以离散的文本化存储的内部知识未形成连续集中的图谱化存储、自然语言处理中的实体识别等应用技术的缺失导致难以识别和发现文本中新的属性和关系、与已有的知识建立关联，未能形成灵活、高效、可扩展的核电文档专属领域下的知识挖掘技术体系，难以支撑不同场景下知识利用的需求。有必要对此类文件进行分析挖掘形成知识问答，提供更为精准的知识服务。

4.进一步培养跨多专业复合型档案人才

目前核电专职档案队伍存在高端人才严重匮乏、随着大数据、云计算、人工智能、区块链等技术的广泛应用，要求档案工作必须顺应信息技术变革趋势。然而由于核电厂工作场所和性质限制，档案从业人员总数整体上流动性较大，岗位的不固定性严重影响档案管理人才的培养；档案专职人员中女性占比较大，档案工作对男性吸引力较弱；专职档案人员的文化程度参差不齐，具有档案专业背景的专职人员太少，专职档案人员需从头学习掌握档案基本知识和技能，对档案培训依赖性较强，短时间内不具备独立开展档案工作能力；专职档案人员中具有硕士及以上学历背景人数占比低，具有大专及以下学历背景人数占比过高，专业学历水平不足以支撑开展档案业务前瞻性、创新性管理研究工作，无法通过技术创新和管理创新解决档案业务当前和长远热点难点问题。因此，需要进一步培养具备丰富知识面的跨多专业的复合型人才，满足新时代依托信息技术来开展高水平档案管理的需要。

三、《新档案法》视角下的核电档案管理提升实践

1.强化档案数据资源共享，实现工程档案跨实体的自动移交

整个核电工程项目的生命周期较长，涉及的文件种类繁多，根据工程建设的实际情况和当前工程文档的总量分布，对工程技术文件，包括设计文件、变更文件、澄清文件、声像档案文件这几种文件类型进行数字化移交，以这几类文件为基础，探索打造一个全面的信息资源共享体系，并以信息化技术平台做支撑，实现自动化的文档移交。

在文档管理的程序体系中，规划以“统筹规划、分步实施”的总体原则，按照工程的施工顺序，分为土建、设备、安装、调试四个阶段，文档部门牵头组织业主管理部门、总包单位、监理公司、施工承包商等单位，按照半年期限，在工程开始前，开展采集标准的制定，并将标准的制定与培训推广工作，在工程开工前完成，以此指导各参建单位组织整理和移交验收工作。文档部门与总承包单位进行直接对话，就每一类的文件的元数据特征进行梳理，理清每个数据的具体类型、长度、是否可空、是否存在逻辑检查等具体要求。针对每个文件类型都反复检查和确认，为后续的信息化手段实施做好准备。广泛征集各相关部门和相关单位的意见，通过将统计和分析过的田湾一期调试、役检、维修、技改、移交中的常见问题和经验反馈，收集和提炼需求并纳入到相关数据采集标准中。

实现业主方业务系统与总承包方电子档案管理系统的自动交换集成，实现自动化的双向电子文件及元数据共享。对双方现有纸质交换数据全部自动化移交，在实施的功能范围上包括电子文件捕获、文件元数据的捕获、保存格式转换，元数据包括文件对应目录数据、属性、主数据以及与其他文件之间的逻辑关系等。实现业主方和总承包方之间的文件在线交换。通过接口，信函、纪要、图纸文件（建安类）、设计澄清CR、现场变更FCR、设计变更DEN等文件可将元数据、电子文件、关联关系进行自动推送。业主方平台自动接收数据，在人工检查无误后，能够直接创建相应的文件以及实现文件的版次变更和文件关联，省去了对各类文件的人工著录工作，大大提高了文档管理人员的工作效率。

2.深化档案数字化和电子文件管理，实现安全可靠的自动归档

以实现商务合同类文件的无纸化生成和全自动归档为目标，采用分层架构设计，逻辑上划分统一归档模块、预归档库等模块。通过服务接口调用的方式实现各个业务系统之间的交互。文件范围涵盖生产立项申请单、采购计划单、招标方案审批表、商务计划函件、潜在供方选择审批表、最终供方确定审批表、合同会签单、合同文本、合同支付验收会签单、合同支付会签单以及合同执行情况说明等。

通过建立统一化的档案数据交换接口，实现SRM供应链管理系统与ECM系统的集成对接，建立ECM系统与业务系统的接口规范、统一模型、数据交换格式定义等内容，由业务系统主动调用档案数据交换标准接口与电子档案系统进行交互。电子档案系统对业务系统推送过来的档案数据不做二次加工，保证档案数据的准确性和原始性。在具体业务办结后，业务流程产生的电子文件直接同步到ECM系统中，存储在指定文件分类下，对于通过系统同步的商务合同类电子文件，按照设定的规则，在指定的案卷目录下创建类目，生成相关的案卷元数据，按件形成电子案卷；归档流程通过系统之间自动进行，不需要人工干预。采用“四性”检测技术，保障电子档案真实性、完整性、可用性和安全性，从归档移交、接收、长期保存3个环节进行检测，共4大类、14个维度，26个检测项。对于由系统直接处理的，要求在平台中对于每一项检测要记录时间、检测结果，以查询报表的形式提供给用户。项目实现电子签名验证和SHA-256电子摘要比对，在真正建立电子文件前，进行调取验证服务，验证电子文件的签名和摘要信息，自动验证电子文档的有效性。

3.基于知识图谱技术挖掘技术文档内涵，提供便捷知识服务

在核电企业中，生产过程所产生的技术文档是核电管理的核心，也是核电厂安全、合规、稳定运行的基础。对技术文档中知识的掌握程度直接决定了一名核电工作人员是否具备承当相应任务的资格。技术文档作为知识的权威来源对核电站的运行起到关键支撑作用。因此，核电技术文档蕴含着极大的业务价值，对于核电厂的运营至关重要。

基于核电技术文档，采用知识图谱技术，构建形成核电技术文档知识图谱，实现核电技术知识的语义检索、知识库管理等功能。支持智能搜索，可检索的技术文件包括文本、表格、图片、标签内容、长文本检索等，实现了边搜索边推荐，支持语义搜索、结构化查询、图谱问答等多种方式的查询功能，支持根据用户的反馈动态调整搜索结果。实现智能提示、相关文档推荐。根据使用人员的自然语言问句，解析出用户的查询意图，再根据查询意图从文档知识库中精准定位答案所在，将自然语言形式的答案抽取出来返回给用户，并同时给出知识来源与依据，同时利用技术平台记录用户检索行为，参照用户画像及用户行为分析等方式进行核电文档的主动推送、智能推荐。

针对核电技术文档中具有实际业务含义的对象实体，支持精准的知识搜索和定位。通过在搜索框内输入实体的一部分字段，可以自动辅助提示有可能相近的实体清单方便选择。例如，在选择“发电机壳体氢气纯度小于97%”这一个报警响应卡类型的知识实体后，可以完整的获取这个知识实体的具体属性内容，通过点击具体的属性值的文字，还以跳转到对应文件的所在位置，实现知识的精准定位。

四、总结与展望

《新档案法》对档案管理提出了新要求，核电档案管理在走向全面数字化、电子化管理的趋势下，在确保安全可靠的前提下加强档案的开放共享对核电档案管理提升以及信息化建设提出了新的要求。未来，通过对档案数字化建设和开发利用，档案将在核电厂数字化转型进程中发挥重要作用。  

(作者单位：江苏核电有限公司)